一.工作流程管理的一些说明
在企业的实际管理和运营过程中,采用手工处理工作任务经常会遇到这些问题:工作效率低下,为了签发一份合同而在各个部门奔波,并且经常因为负责人不在而造成工作的延误;工作流相关资料不能有效统一的管理;工作流的审批意见不能完整地保存并归档;工作流牵涉到的相关数据更新必须人工二次录入,甚而引发更多的待处理任务……
而对工作流程的电子化管理可以大大提升企业运营的效率.工作流程是对一整套规则与过程的描述,以便管理在协同工作进程中的信息流通与业务活动.它的目标在于根据企业实际规范和业务操作定义电子化的工作流,以智能的方式处理过程,保证工作中的某项任务完成后,按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一步,保留工作流转进程中的操作痕迹,更重要的是,保证相关数据的自动更新. 一个好的工作流程管理软件可以从以下几个关键因素来评判:
● 流转路径的智能化
● 跟踪与监控信息
● 与其他应用相结合
● 高度的灵活性采用计算机化的工作流程解决方案是可以帮助人们把作业环境规范化,减少失误与重复劳动,缩短办理周期,提供过程优化的依据,从而达到提高效率和科学管理的目的.

二.工作流程管理总体特点　
1) 信息的集成性
基于"协同"思想体系设计的系统,打破存在于企业的信息孤岛,在各种信息之间建立千丝万缕的联系,并且提供快捷和友好的方式供用户查询.因而所有存储的信息,无论其来源,只要与工作流程相关联,都会自动作为工作流程信息的组成部分并随之流转.并且,通过简单的方式,用户可以查询这些关联信息的具体细节.例如,对于合同流转,除了合同本身,还可以让用户方便地查询到相关的客户,以及相关合同执行人员,客户服务人员等的情况.通过一个信息点而带出一整张企业的"信息网",用户可以迅速地获得所需信息,而无需在不同的应用系统和数据库之间切换.
2) 应用的集成性
有效的工作流管理,不仅仅是对手工业务处理的电子化,更重要的是将其与相关的企业应用集成起来.泛微的工作流管理平台,将业务流程的运作与CRM,HRM等企业应用无缝集成在一起,带动相关的电子化进程,并对数据进行自动的录入和更新.例如HRM启动的报销流程,任务的电子化运作将自动对相关的人员帐户,预算进行更新,并成为人事资料的组成部分.
3) 流程的规范化
在实际工作中,由于各种原因容易造成业务处理的不规范性.而泛微的工作流程管理平台可避免外来因素的干扰,使业务处理符合企业管理及运作的规则.对一个流程的定义,涉及到流转的步骤,执行人(操作人),约束条件等的定义,工作流程的预定义性保证它的流转在各个方面完全满足企业规范,电子化的管理平台使工作的进程更具有可控性.
4) 流程的智能化
手工处理一些相对复杂的业务,需要人员自行判断其运作的步骤和进程的方向.步骤和约束条件的繁多给实际操作和判断带来不便,有时还会造成业务处理的失误.泛微的工作流程管理平台,可以根据预先设定的判断条件,自动判断流程的流动方向,并且还可以设定其自动触发其他相关工作流.
5) 流程的灵活性
强大的灵活性可以让用户方便地针对企业组织结构,人事结构和业务模式的变化对相应工作流程作出迅速的调整,而无需繁琐的二次开发.
6) 流程的可分析性
提供多种指标对流程自身进行分析,以便用户在总体上掌握工作流程的类别,性质,完成情况,处理质量等;也可以对流程携带的信息进行分析,这样的分析可以基于系统预定义的报表,也可以由用户自己来制订报表,对自己最感兴趣的信息进行统计和分析.
7) 完善的工作流程管理模型
强大的可定义性涵盖了企业所有的工作类型和协作方式.包括:
● 多类别信息表的定制,满足工作流携带信息多样化的需要.
● 多种流转方式的定义,多条件和多路由的定义,支持企业简单到复杂的业务模式
● 多类型操作者的定义,可定义单一操作人,也可定义一组满足某些条件的操作人.
● 多种操作方式的定义,可定义批准,批示,转发,拒绝等多种操作方式.
8) 流程的高效和协同性　
自动提醒功能可以在工作流到达时及时知会相关人员;延误处理的流程会对相关人员发出警示;所有的流程信息都具有可追溯性,用户可以方便地查看其他人员的处理痕迹;领导可以全程监控任务的执行情况;可以对工作流的某一节点(即流转的某一阶段)设定多个并行的操作人,以使操作者可以替代缺席的同级别人员对工作流做出处理;支持远程和分布式办公,便于出差在外的人员或移动办公人员的操作;这些都大大加快了工作流的处理效率. 基于协同商务的工作流程管理,把工作流概念延展到企业外部,通过与企业信息门户的结合,由工作流程把相关的信息从门户带入和带出,实现企业内部各部门,各人员,以及企业外部的客户,合作伙伴之间的高效沟通和协作.

三.系统的应用特性
1) 个人工作界面
系统提供友好的界面以使用户可以快速获得需要处理的任务以及自己递交的任务的信息,包括:
● 待办事宜.只要用户被设置为工作流的参与者(无论是否有工作流执行权限),都可以在这个工
作栏中找到需要自己处理或查看的工作流.
● 我的请求.自己向别人递交的工作流,可以查看流转和被处理的情况.
● 弹出窗口提示.对工作流的各个状态,由弹出窗口进行提示,例如有新的工作流到达.
● 指示灯.对与用户相关的不同状态的工作流进行相应的提示,例如红色指示灯闪烁表示有延期未处理的工作流.
● 排序.把工作流按缓急程度,发送时间等进行排序,方便用户合理安排自己的处理顺序和工作时间.
2) 工作流操作
系统提供多种工作流操作:
● 提交.系统会根据设置判定提交工作流的接收者.
● 批准.系统会根据设置判定批准工作流的接收者.
● 退回.系统会根据设置判定退回工作流的接收者.
● 转发.可以临时加一些工作流参与者,这些参与者不在工作流最初的定义中,而是针对某些具体的任务增添的.他们可以加注意见,但不会对工作流的流转产生影响.
● 保存.工作流信息暂时保存,但不会进入流转的过程.
● 查看.系统配置有图形化的工作流程查看工具,可查看的信息包括工作流流转情况,执行情况,批示意见,各操作者及其他相关信息(包括相关的文档,项目,财务等)的情况.
3) 工作流定义
系统设置多种应用及特殊的功能,配合不同应用环境的需求:
● 操作者.可以是单独的操作人,多个操作人组成的单个操作组,多个操作组.
● 操作者条件.以部门,角色,安全级别,职位等条件定义,或者是具体的人员,或以表单相关字
段即时所选的信息定义.
● 流转判断条件.可以设定多种判断条件对工作流的流转方向进行智能控制.
● 信息表设置.可以对信息表在每个节点(即工作流流转的每个阶段)的显示和编辑属性,使得各
操作者看到的信息表会根据实际情况有所不同.　
4) 工作流应用
系统对工作流程强大的定义功能,可使其满足企业运作的各种形式:
● 单一流转.单一的流转方向,从上一节点流往下一节点.
● 分支流转.从多个可能的出口中按条件判断工作流的下一流转方向.
● 串行操作.即上一操作者操作后,工作流即流转到下一节点.
● 并行操作.即同一节点有多个操作者,只有这些操作者都操作后工作流才会流转到下一节点.
● 串并行操作.串行和并行混合定义.
企业的各种可被定义的工作流包括:请假,合同会签,出差,报销,资产调拨,票务申请,借款,招聘,项目审批,会议安排,讨论,通知等.

四.主要功能综述　
1) 定义任意形式的工作流程，强大的自定义功能可以满足企业对复杂工作流程的定义.在此基础上所有的请求都将根据定义的规则流转.
2) 基于人员组织和角色设计的工作流,对于人员在组织结构中的地位和角色将是工作流设计的基础.在此基础上定义的相互工作汇报关系将保证电子化的工作流程流转与企业实际操作相一致.
3) 信息表定义可对组成工作流信息的基本元素进行定义,信息表单将组成工作流的基本要素.提供多样化电子表单的定义功能.
4) 动态定义群组对工作流程的每个节点,可动态定义操作群组,并设置操作群组的条件.
5) 多节点定义工作流程从"创建"到"归档",中间需要经历一个或多个步骤.可定义无限的节点,满足企业复杂和多步骤工作流程流转的需求.
6) 多路由定义支持多重复杂的路由定义.在每个节点上都会对工作流程的相关表单信息进行条件判断,自动选择路由和目标节点.
7) 智能路由判断可以预先设置固定的判断条件选择路由,也可以设置根据流转过程中的信息变量值而确定路由方向,可定义多重和复杂的判断条件.
8) 工作流执行可设定的对工作流的执行包括提交,批准,拒绝,转发等.会根据路由的判定条件和当前节点的执行操作设置工作流的下一目标节点.
9) 工作流批注除了影响工作流流转的执行性操作,允许在工作流流转的过程中实时添加额外的批注者以保证实际操作者能够获得这些批注者的意见.
10) 并行执行支持工作流程的并行执行,即操作群组中的任何操作组对工作流执行了操作,工作流都会流转到下一目标节点.
11) 串行执行支持工作流程的串行执行,即只有每一操作组都对请求执行了操作,工作流才会流转到下一目标节点.
12) 串并行混合执行可以设置适应复杂工作流程的混合执行方式,串并行执行在工作流程设计中交替使用以满足企业复杂业务处理的需求.
13) 超时自动跳转支持节点超时工作流自动流转功能.这样可以确保工作流在处理的过程中不会因为过长时间的等候而被延误.　
14) 表单数据自动生成表单的有些数据,不希望由人工输入获得,可以根据被计算字段,原始数据和计算方法自动得出目标字段数据,并可以此作为下一路由选择的判断条件.
15) 表单信息格式定义工作流流转的每个节点,操作组所见的表单的信息可能会有所不同.对表单的信息显示格式和可编辑性等属性都可以进行自由的定义.
16) 跟踪和回溯保留工作流流转过程中的所有信息和操作痕迹,供用户查询.
17) 自动提醒对于请求的不同状况,设定了多种提醒功能以确保请求的处理不致延误.
18) 流程自动激活的一个强大之处就是在于它可以让系统在运作的过程中自动触发请求,
并且还可以根据前一个请求的实际状况对下一个触发的请求进行智能选择.流程自动激活的方式可以是一些特定操作,也可以是某个工作流流转过程中满足特定条件而触发另一工作流.
19) 自动更新数据库在信息流转的过程中,会自动更新系统原有的相关数据库,这是另一个重要的特性体现,通过数据自动更新,避免了二次手工录入带来的工作效率低下和失误
的情况,真正实现企业管理和运营的电子化.
20) 流程门户定义通过与企业信息门户的结合,实现流程定义的门户化,根据不同的信息门户设定不同的流程.
21) 图形化工作流程请求流转的过程中,可以利用图形化工具快速获取请求流转的情况.包括当前所在节点,节点操作者,所流经的路由和即将流经的路由.
22) 流程动态维护可以根据企业的实际需求灵活的定制相关的工作流程,方便企业进行各种工作流程的动态维护管理,无需二次开发.
23) 搜索功能可以设定多种条件对请求进行搜索,与其他模块的协同可以使用户根据相关的CRM,文档或项目等条件搜索请求.
24) 固定报表提供强大的视图和报告.从这些报告中,可以对请求的内容,处理时间,处理质量等进行分析,为企业制定相应的措施提供决策支持.
25) 自定义报表不仅提供固定报表,还提供报表的自定义.这些自定义报表的数据基于系统中的工作流程,由于工作流程本身也可自定义,所以自定义报表可以满足企业对数据提取和分析的全面需求.